Augmentation des frais de copropriété sans justification, chantiers en retard malgré les engagements pris en assemblée, gestion administrative à la dérive… Face à ces défaillances, bien des copropriétaires songent à se séparer de leur syndic avant la fin de son mandat. Dans la réalité, il est tout à fait possible de changer de syndic en cours de route, à condition de respecter une procédure stricte, d’en apporter la preuve et de voter la décision lors de l’assemblée générale.
Négocier ou révoquer : deux voies pour remplacer le syndic
Les raisons de vouloir changer de syndic ne manquent pas : économies attendues, quête d’un service plus fiable, besoin d’une gestion vraiment rigoureuse. Le syndic, rappelons-le, gère la copropriété sur le plan administratif et financier, prend en charge l’entretien de l’immeuble, et exécute les décisions votées en assemblée générale. C’est aussi lui qui convoque ces réunions et veille à leur bon déroulement. S’il est question de le remplacer, le syndic en sera forcément informé à l’avance, puisque la révocation doit apparaître à l’ordre du jour de l’assemblée générale, qu’il prépare lui-même. Pour cette raison, la majorité des copropriétaires privilégient d’abord un dialogue direct avec le syndic. Ce n’est qu’en cas d’impasse ou de manquements graves qu’ils envisagent la révocation pure et simple.
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Changer de syndic avant la fin du mandat : c’est légal… sous conditions
La loi du 10 juillet 1965 encadre la vie des copropriétés et prévoit explicitement la possibilité de mettre fin au contrat du syndic avant son terme, sous réserve de respecter une majorité lors du vote. Mais cette révocation ne s’improvise pas : il faut être en mesure de justifier la décision, preuves à l’appui.
La constitution d’un dossier solide s’impose : lettres recommandées, mises en demeure, éléments concrets montrant que le syndic a failli à ses obligations. Si le syndic s’est montré négligent, n’a pas assuré l’entretien, ou a commis des erreurs manifestes, les copropriétaires peuvent le révoquer sans avoir à régler d’indemnité.
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Voici quelques exemples de défaillances qui peuvent justifier une telle démarche :
- non-respect du règlement de copropriété ou des décisions prises en assemblée ;
- absence d’exécution des procédures votées ;
- gestion déficiente de l’immeuble ;
- information insuffisante ou incomplète lors des assemblées générales ;
- refus d’accès aux documents via un espace sécurisé en ligne ;
- absence d’organisation des assemblées annuelles de reddition de comptes ;
- défaut de représentation de la copropriété devant la justice.
D’autres dysfonctionnements plus concrets peuvent aussi motiver une révocation. Parmi eux :
- retard dans le recouvrement des charges ;
- paiement tardif des factures courantes ;
- entretien négligé du bâtiment ;
- gestion approximative du personnel de l’immeuble ;
- manquement à la souscription des assurances nécessaires ;
- signature de contrats sans information claire des copropriétaires ;
- absence d’initiative pour lancer des travaux urgents ;
- liste des copropriétaires non actualisée ;
- archives non tenues ou inaccessibles ;
- journal de maintenance inexistant ou non communiqué ;
- immatriculation de la copropriété non réalisée dans les délais ;
- préparation du budget insatisfaisante ;
- absence d’ouverture d’un compte bancaire dédié ;
- fonds de travaux non géré sur un compte séparé ;
- non-respect des nouvelles obligations d’immatriculation depuis 2017, selon la taille de la copropriété.
Organiser la succession : comment choisir un nouveau syndic ?
Une fois le constat de carence établi, la recherche d’un remplaçant s’impose. La loi interdit de laisser une copropriété sans syndic. Dès le vote de révocation, il faut donc avoir un ou plusieurs candidats prêts à prendre le relais. Le choix du nouveau syndic doit être voté dans la foulée, pour éviter toute vacance de gestion.
Le conseil syndical, composé de copropriétaires élus, se charge généralement de cette sélection. Mais chaque copropriétaire est libre de suggérer un contrat alternatif. L’organisation d’un appel d’offres permet de comparer plusieurs propositions. Les offres reçues peuvent être envoyées à l’ensemble des copropriétaires avant la tenue de l’assemblée, histoire que chacun puisse les examiner en amont.
Mettre la révocation à l’ordre du jour : mode d’emploi
Avant le grand jour, il faut officialiser la demande : l’inscription de la révocation du syndic et de la nomination d’un successeur à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Conseil syndical ou copropriétaire isolé, chacun peut envoyer la requête au syndic par courrier recommandé ou télécopie avec accusé de réception. Le syndic est alors tenu de rédiger la convocation et d’inscrire la révocation sur l’ordre du jour.
Si le syndic s’y refuse, le président du conseil syndical a la possibilité de convoquer lui-même l’assemblée, sous réserve d’avoir constaté le refus par lettre recommandée restée sans réponse pendant huit jours. Et s’il y a urgence, une assemblée générale extraordinaire peut être organisée sans attendre la prochaine réunion annuelle. Dans ce cas, la convocation est adressée au syndic par recommandé ou par acte d’huissier.
La révocation en assemblée générale : déroulement du vote
Depuis la loi ALUR de 2014, la procédure est claire. Lorsque la nomination d’un nouveau syndic est inscrite à l’ordre du jour avant la fin du mandat de l’actuel, le vote en assemblée générale entraîne automatiquement la révocation du syndic sortant, à la date fixée. Pour être validée, la résolution doit recueillir la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires.
Si cette majorité n’est pas atteinte mais que le projet dépasse un tiers des voix, un second tour est possible. Cette fois, il suffit de la majorité des copropriétaires présents ou représentés pour emporter la décision. Et si le projet n’atteint même pas ce seuil, une nouvelle assemblée peut être convoquée dans les trois mois, avec un vote à la majorité simple.
Après la révocation : passation et recours possibles
Le syndic révoqué doit remettre l’ensemble des documents et archives à son successeur dans le mois suivant la fin de ses fonctions. Les fonds de la copropriété et la trésorerie sont également transférés sans délai.
Si le syndic estime avoir été écarté sans motif valable, il peut saisir le tribunal judiciaire pour contester la révocation et réclamer le paiement des honoraires jusqu’au terme initial de son contrat. Mais les copropriétaires, de leur côté, peuvent aussi engager la responsabilité du syndic pour les préjudices subis du fait de sa gestion défaillante.
La vie d’une copropriété ne s’arrête pas à un changement de syndic. Cette démarche, parfois redoutée, peut se révéler salutaire pour redonner souffle à la gestion collective. À chaque assemblée, la possibilité d’un nouveau départ se profile au coin du jour : à chacun de veiller à ce que le syndic, cette fois, soit vraiment à la hauteur du rendez-vous.
