Un même poste de dépenses, comme l’entretien des espaces verts, ne figure pas toujours parmi les charges récupérables, selon le type de location ou la nature du bail. La répartition des charges locatives ne relève pas d’une simple addition : la réglementation impose une liste limitative, mais tolère certaines adaptations selon les conventions signées.Des erreurs fréquentes persistent lors de l’établissement des décomptes, notamment sur la prise en compte des provisions et la régularisation annuelle. Plusieurs obligations légales encadrent la présentation et la justification des sommes réclamées aux locataires.
Plan de l'article
Comprendre la nature et le rôle des charges locatives pour le propriétaire
Dès qu’il est question de bail, le propriétaire doit clairement séparer les charges locatives récupérables de celles qui ne le sont pas. C’est le décret n°87-713 du 26 août 1987 qui fixe la règle du jeu : certains frais avancés par le bailleur seront réglés, en fin de compte, par le locataire. Eau froide, chauffage collectif, entretien des espaces communs : tout ça peut, selon le contrat, figurer sur la note du locataire.
En revanche, pas de transfert possible pour la taxe foncière, les honoraires du syndic, les travaux d’amélioration ou l’assurance propriétaire non-occupant, tout cela reste pour le propriétaire, sans appel. Impossible de contourner la règle, qui protège le locataire et évite bien des litiges.
Le type de logement change la donne : maison individuelle, immeuble en copropriété ou en monopropriété, colocation… À chaque cas, ses spécificités et ses garde-fous. En annexant la liste du décret au bail, le propriétaire se donne une base solide, et le locataire sait à quoi s’en tenir.
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Charges récupérables | Eau, chauffage collectif, entretien, taxes ordures ménagères |
| Charges non récupérables | Taxe foncière, travaux d’amélioration, assurance propriétaire |
Dans tous les cas, le bail doit préciser la manière dont les charges sont encaissées. Impossible de faire l’impasse sur le contexte légal, ni sur les caractéristiques du bien, pour éviter erreurs de calcul et contestations. Prévenir les malentendus, c’est jouer la carte de la sécurité pour chacun.
Quels types de dépenses peuvent être récupérées auprès du locataire ?
Le décret n°87-713 du 26 août 1987 livre un inventaire précis des charges locatives récupérables. L’idée est simple : seules les dépenses liées à l’usage courant du logement et de l’immeuble peuvent être repartagées. Ni investissements de long terme, ni taxes qui n’ont rien à voir avec les besoins du locataire.
Concrètement, ce sont en priorité les frais d’eau froide et chaude, de chauffage collectif, ou l’électricité des parties communes. Entretien, nettoyage, achat de fournitures pour les hall d’entrée, cages d’escalier, couloirs, espaces verts : tout cela passe chez le locataire quand c’est prévu au bail. Maintenance d’ascenseur, entretien du système de ventilation, ou remplacement des ampoules collectives, même logique.
Certains frais, comme les taxes et redevances relatives à la gestion des déchets ou à l’entretien imposé par la commune, sont aussi reversés au locataire. Par exemple, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) fait partie des incontournables, tout comme les coûts de balayage ou d’assainissement communaux. Que le bien soit en copropriété, monopropriété ou maison individuelle, le socle législatif reste inchangé, même si quelques adaptations sont possibles.
Les principales catégories de dépenses qui basculent vers le locataire sont les suivantes :
- Eau froide, eau chaude, chauffage collectif
- Électricité et entretien des parties communes
- Maintenance des ascenseurs, espaces extérieurs
- Taxe d’enlèvement des ordures ménagères, redevances de balayage, assainissement
À l’opposé, la taxe foncière, les honoraires du syndic, les travaux de valorisation ou l’assurance propriétaire ne doivent jamais apparaître sur le relevé envoyé au locataire. Cette frontière protège les intérêts de chacun et clarifie la gestion du bien.
Calcul des charges locatives : méthode, outils et points de vigilance
Le propriétaire doit choisir comment calculer les charges locatives, selon la nature du bail signé. En location vide, c’est le régime réel qui domine : le locataire paie chaque mois une provision sur charges, basée sur les dépenses mesurées l’année passée. À la clôture de l’exercice, arrive la régularisation annuelle : les sommes versées sont confrontées aux dépenses effectives. Si le locataire a anticipé trop large, il perçoit un remboursement ; sinon, il complète. Tout est documenté, preuves à l’appui.
Pour une location meublée ou une colocation, deux options cohabitent : le calcul réel ou le forfait de charges. Le forfait, fixé d’avance et révisable uniquement par avenant, ne tient pas compte de la consommation réelle. Pratique pour la sérénité de chacun, mais risqué si le coût de l’énergie s’envole. Mieux vaut viser juste lors de la fixation, sous peine de déséquilibre.
La précision reste maître-mot : chaque propriétaire doit conserver tous les justificatifs concernant les charges (factures, appels de charges syndic, relevés d’énergies…) et les rendre disponibles au locataire pendant six mois après la présentation du bilan. C’est une obligation de transparence qui solidifie la confiance entre parties.
Quelques règles-clés pour une gestion saine :
- Respecter le délai officiel de trois ans pour la régularisation ou toute réclamation
- Calculer au prorata en cas de départ anticipé du locataire
- Pour un immeuble en copropriété, suivre la répartition votée en assemblée générale pour une reddition de comptes sans discussion possible
Bien établir la régularisation annuelle et présenter les justificatifs au locataire
Année après année, la régularisation des charges locatives consiste à rapprocher les provisions payées par le locataire et les dépenses réelles de l’exercice. Trop-perçu ? Le locataire se voit restituer la différence. Solde négatif ? Le propriétaire sollicite le complément, chiffres précis et justificatifs à l’appui.
Les bonnes pratiques à respecter
Pour écarter toute contestation, adopter les bons réflexes est indispensable :
- Dresser un décompte détaillé, ligne par ligne, avec clarté : eau froide, chauffage collectif, entretien, ascenseur, enlèvement des ordures ménagères… Chaque charge, sa preuve.
- Fournir ou mettre à disposition durant six mois tous les justificatifs, factures d’énergie, charges de syndic, attestations d’entretien. À la demande du locataire, ces documents doivent être accessibles.
- En copropriété, s’appuyer sur le relevé officiel du syndic pour répartir les montants. Ce document fait foi et limite les malentendus.
Si un locataire quitte les lieux avant l’arrêté des comptes, il convient de recalculer ses charges sur la période exacte d’occupation. Jusqu’à 20 % du dépôt de garantie peut alors être provisoirement retenu, le temps d’établir la régularisation : cette solution encadrée favorise une restitution équilibrée.
Propriétaire comme locataire disposent de trois ans pour réclamer un reliquat ou un remboursement. Si un désaccord persiste malgré tout, un conciliateur de justice intervient en première ligne. Si nécessaire, le juge des contentieux de la protection tranche. Lorsque l’ajustement réclamé est trop élevé, le paiement peut s’étaler sur douze mois, évitant ainsi que la régularisation ne devienne source de tension.
Maîtriser les charges locatives, c’est bien plus qu’une simple question de calculs ou de lignes comptables : c’est la condition d’une gestion apaisée, bâtie sur la confiance et la clarté. Gérer les chiffres avant qu’ils ne s’accumulent, c’est garantir à chacun une relation locative qui ne laisse place à aucune mauvaise surprise,jamais.
